Наши сайты

ОПРОС

  1. Кто, на Ваш взгляд, должен оплачивать убытки фирмы за неправомерно блокированные счета:

Новости

Фабрика идей

ВЭД

Договор поставки: как правильно составить и защитить свои права

31.07.2012

Алиса Дворникова

Договор поставки является самым распространенным видом договора. Практически все компании его заключают. Несмотря на это процесс заключения у всех организован по-разному, впрочем, также разнятся и формулировки. Из-за этого, как правило, возникают различные вопросы и проблемы, влекущие разночтения в судебной практике между контрагентами и нередко влияют на уплату налогов по сделке. Я хочу рассмотреть на примерах как правильно организовать процесс работы по договору поставки.

В договоре поставки необходимо отразить существенные условия

Если договор соответствует критериям, выдвигаемым статьей 506 Гражданского кодекса, значит это договор поставки. Для того чтобы наш договор был правильно квалифицирован судом, в нем обязательно отражаются существенные условия. При их отсутствии договор считается не заключенным и квалифицируется как разовые сделки купли-продажи. Никакие другие условия, согласованные с контрагентом: ответственность сторон, передача тары, маркировка товара, мы ему уже предъявить не сможем. Просто получим денежные средства и в лучшем случае компенсацию по статье 395 Гражданского кодекса.

Прежде всего, существенные условия - это наименование товара и его количество, так называемый предмет договора. Я бы рекомендовала написать общее название того, что вы поставляете. Например, стройматериалы, детская одежда. А ассортимент согласовывать в заявках, спецификациях или приложениях к договору.

Второе условие – количество товара. В принципе, судебная практика позволяет вообще избегать конкретизации количества в предмете договора. Если у вас сложившиеся отношения с партнерами, то можно прописать, например, 100 единиц в декаду. Этого будет достаточно. Лучше в договоре согласовать форму, по которой будет осуществляться поставка. Это опять–таки могут быть в заявки, спецификации. Не рекомендую указывать в договоре, что согласование происходит по телефонному звонку. Необходимо четко прописать в течение какого времени должна быть произведена поставка после получения согласованной формы заявки. Если вы пользуетесь каналами электронной связи или факсовой, то лучше в договоре указать, что вы придаете им юридическую силу. Без этого указания в суде, если вы не заручитесь оригиналами, доказать, что вы заказали именно такой комплект товара будет трудно.

Также существенным условием считается срок поставки. Судебная практика идет разными путями. Один позволяет сказать, что если срок не указан, то у нас есть общие понятия о разумности срока в статье 314 Гражданского кодекса. Но это не всегда бывает выгодно, поэтому рекомендую все-таки ставить временные рамки. Если же у вас есть четкие условия по срокам, и вы точно знаете, что товар будет востребован до 10 числа каждого месяца, то это обязательно прописывается в договоре.

Я бы рекомендовала закрепить ответственность в договоре за не отправку заявки, спецификации или приложения.

В накладной делается ссылка на договор

Всем известно, что на практике чаще всего товар отгружается по устным договоренностям или по накладной. Поэтому ее оформлению необходимо уделить много внимания. По сути, если вы не делаете заявку, то это единственный документ, который подтверждает, что между сторонами были конкретные договоренности о количестве и качестве товара. Прежде всего, необходимо отразить в договоре поставки ассортимент и количество. Не брать шаблонный образец, так как в нем как раз есть ссылка на заявку, которой вы не пользуетесь. В самой же накладной необходимо сделать ссылку на договор поставки, который вы заключили с контрагентом. Вот это двойное пересечение: ссылка в договоре на накладную и в накладной на договор, в совокупности с доверенностью, позволяет в суде по конкретной партии товара той или другой стороне выиграть. Если ссылки на договор в накладной нет, то арбитражный суд сочтет это разовыми сделками купли-продажи. Следовательно, нельзя будет взыскать пени, прописанные в договоре и применить пункт ответственности сторон, так как из накладной не будет видно к какому договору именно она принадлежит. Обязательно проверяем наличие подписи на документе. Подписывает, как правило, не директор, а доверенное лицо. Следовательно, необходимо удостовериться, что доверенностью, особенно если она не типовой формы, это лицо уполномочено покупателем на осуществление действий с товарно-материальными ценностями и имеет право ставить подпись. Обязательно проверяем паспорт, а доверенность прикрепляем к нашему экземпляру накладной.

Кроме того, проанализировав судебную практику и деятельность наших клиентов, могу сказать, что согласование в спецификациях и заявках наименования, количества и комплектности товара необходимо описать в договоре. Есть ряд клиентов, которые согласовывают в счетах-фактурах, как это ни странно. Это односторонний документ и мы в глубине души считаем, что он существует только для расчета по НДС. Но судебная практика подтверждает, что если вы пользуетесь только счет-фактурой, то на ней должна быть отдельная приписка, что груз принят, поскольку ее формой это не предусмотрено. Также иногда без накладной передают по акту приема-передачи, но тогда такой порядок документооборота и товарооборота необходимо отразить в договоре. А в акте обязательно сделать ссылку на него.

Еще зачастую согласуют просто счетом. Чтобы иметь возможность такую ситуацию защитить в суде, необходимо иметь указание в договоре на правомерность этих действий. В идеале основной договор поставки описывает весь порядок операций и формы документов.


Всячески рекомендую разрабатывать свой договор поставки, который будет отражать то, как в действительности у вас все организовано, четко и понятно регламентировать все процедуры. В идеале к нему главный бухгалтер разрабатывает и утверждает инструкцию для менеджеров, которые отгружают и принимают товар. Естественно с этими документами они должны быть ознакомлены, желательно под подпись.

Акт сверки – первый документ для суда

Следующее существенное условие о том, что раз в квартал обоюдно подписывается акт сверки. Зачастую это первый документ для суда. Судья обычно в определении пишет: принести акты сверки. Также этот документ может быть основанием для перерыва в течение срока исковой давности по статье 203 Гражданского кодекса. Так как это необязательный документ, то тот, кому это выгодно, может отказаться. Если же мы прописываем в договоре какую-нибудь ответственность, то он сразу становится обязательным. В нашей практике был забавный случай с крупной страховой компанией. Там как раз правая рука не знала, что делает левая. Юристы пытались отбиться хитрыми способами, что никто никому ничего не должен, а бухгалтерия взяла и подписала акт сверки. И они проиграли в суде.

Специфика компании отражается в договоре поставки

Целесообразно в договоре отразить порядок маркировки и упаковки товара. Если вы пользуетесь возвратной тарой, особенно дорогостоящей, то пропишите, как она используется и санкции в случае ее утери.

Если продукция сертифицируется, то предусматриваем в каком виде отправитель отправляет сертификаты и что будет в случае их отсутствия.

В случае торговли скоропортящимися продуктами желательно указать, что для каждой конкретной партии товара срок годности не должен на момент поставки заканчиваться раньше, чем через полгода. Тем самым вы выиграете дополнительное время для реализации, а заодно сможете применить меры ответственности в случае поставки просроченной продукции.

Если есть ГОСТы и ТУ, которые регулируют производство и продажу, то они включаются в текст договора поставки.

Согласно письму Минфина от 10 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/103, порядок учета транспортных расходов определяется исходя из условий заключенного договора с покупателем. Это еще одно существенное условие, которое желательно обговорить. Суды по разному подходят к решению этого вопроса. Прежде всего, они могут отнести все расходы на покупателя, либо, выслушав волеизъявления сторон, распределить расходы по-другому. Зачем вам все это в суде, когда можно заранее отразить в договоре поставки. Также может быть для вас принципиально, каким видом транспорта будет доставляться груз.

Есть еще один важный момент для тех, кто заказывает большие партии товара, большой ассортимент или скоропортящийся бьющийся груз. Приемка по количеству и качеству. Как правило, это проблема покупателя.

В договоре отражаем весь порядок приемки, руководствуясь Инструкцией П-6 и Инструкцией П-7, утвержденными постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25 апреля 1966 г. В идеале на их основании желательно написать свою инструкцию для работников, так как они не очень удобные.

Ничто так не стимулирует стороны к выполнению своих обязательств как ответственность. Это очень существенное условие. Необходимо все досконально продумать и описать. С какого момента начинают начисляться пени, когда заканчиваются. Начисляются ли при недопоставке только части товара или за всю партию. Как показывает практика, некоторые указывают пени, но забывают указать, что за каждый день просрочки. Получается, что пеня 0,5 % за весь срок.

Также рекомендую взыскание неустойки в договоре прописать не как отдельное взыскание от этих сумм, а как взыскание путем удержания сумм последующих поставок.

Еще советую указать в договоре, что все споры решаются в арбитражных судах г. Москвы. Если вы вообще можете диктовать условия, то лучше написать Третейский суд г. Москвы. Быстро и дешево.

Подытоживая, хочется сказать, что лучше подписывать договор поставки в своей редакции.

Критерии должной осмотрительности помогут защититься от налоговой

Помимо тонкостей заключения договора поставки, перед вами встает проблема выбора кандидатуры того, у кого вы покупаете товар. Закон не раскрывает понятие «должная осмотрительность». Оно введено в оборот Высшим арбитражным судом в постановлении Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды». При этом, введя такое определение, ВАС РФ не определил, что компания может сделать, чтобы у налоговиков и судов не было никаких сомнений в ее должной осмотрительности.

До февраля 2010 года ранняя судебная практика расценивала поведение налогоплательщика как осмотрительное, если он запрашивал у контрагента учредительные документы, свидетельство о государственной регистрации и постановке на налоговый учет, документы, подтверждающие полномочия и личность руководителя организации, лицензии и выписку из ЕГРЮЛ.

Позже некоторые судьи стали требовать предоставить письменные пояснения к вопросам о заключении и исполнении договора: на каком основании выбирался контрагент, где был заключен договор, контактные лица и телефоны, каким образом происходило выполнение условий договора.

Наконец, в письме от 11 февраля 2010 г. № 3-7-07/84 ФНС России высказала свое мнение по поводу проявления должной осмотрительности. В нем сказано, что «налогоплательщик может обратиться к своему контрагенту с просьбой представить копии учредительных документов, свидетельства о регистрации в ЕГРЮЛ, свидетельства о постановке на учет в ИФНС, лицензий, приказов, подтверждающих право руководителя подписывать документы, информацию о том, не привлекался ли он к налоговой или административной ответственности». Кроме того, предложено проверять на сайте ФНС России не является ли адрес контрагента так называемым адресом массовой регистрации, а также не является ли руководителем дисквалифицированное лицо.

В апреле 2010 г. ВАС РФ своим Определением № ВАС-3940/10 по делу № А40-49187/09-141-295 значительно расширил рамки должной осмотрительности: «По условиям делового оборота при выборе контрагента оцениваются не только условия сделки и коммерческая привлекательность, но также деловая репутация, платежеспособность контрагента и риск неисполнения обязательств и предоставление обеспечения их исполнения, наличие у контрагента необходимых ресурсов (производственных мощностей, оборудования, персонала)».

Как показывает мой опыт, компании, особенно малые или средний бизнес, вообще не в курсе своей обязанности проявлять должную осмотрительность, а кто-то, наоборот, слишком рьяно ее соблюдает. Например, наш клиент заключил договор на размещение рекламы. Все работы по договору он выполнил. Пришло время оплаты. Заказчик же ему направил письмо о том, что хотел бы получить следующую информацию: бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках за 12 месяцев прошлого года, поквартально за этот год с отметкой о сдаче в налоговую, площадь офиса, который он арендует и прочее. Наш клиент озадачился таким поведением контрагента: что это за бизнес-разведка и почему он должен рассказывать все тайны, которые позволяют контрагенту составить полное представление о его бизнесе? На мой взгляд, в проявлении должной осмотрительности надо все-таки проявлять разумность.

Общие рекомендации можно свести к следующему. Во-первых, лучше все-таки знать о том, что должную осмотрительность необходимо проявлять. Во-вторых, запастись доказательствами осмотрительности и обязательно собирать со всех контрагентов следующий и обязательный пакет документов: копии учредительных документов, свидетельств о государственной регистрации (ОГРН) и постановки на налоговый учет (ИНН); письма из статистики, свежую выписку из ЕГРЮЛ, протокол или решение, подтверждающие полномочия гендиректора, заверенные печатью и подписью. Если договор поставки от имени контрагента подписывает не генеральный директор, то к нему желательно приложить доверенность на имя того, кто его подписал. При подписании необходимо ознакомиться с паспортом подписанта.

Кроме того, в компании заводится база данных по контрагентам, с карточкой на каждого. В ней фиксируются все сведения: телефоны, адреса, имена, информация о том, где и как был найден контрагент, кто его порекомендовал и почему был выбран именно он. Пригодятся визитки, рекламные объявления, упоминания о контрагенте в СМИ, информация из Интернета, в том числе распечатка о контрагенте с сайта ФНС России.

Существует безопасная форма расчетов между контрагентами

Поставку и оплату товара невозможно провести синхронно. Кто-то всегда делает первый шаг, что означает, что он рискует, ведь второго ответного шага может и не быть. Для снижения таких рисков и сведения их практически к нулю существует определенный финансовый инструмент – аккредитив. К сожалению, многие игнорируют его по самым разным причинам. Кто по причине элементарной финансовой неграмотности, а кто из нежелания связываться. Но итог часто бывает печальным – суд, а его можно было избежать.

Аккредитив – это обязательство банка. Здесь банк выступает в виде посредника между двумя контрагентами. Оформляя аккредитив, клиент (покупатель) поручает банку перевести определенную сумму денежных средств на счет другого лица (продавца) после выполнения и документального подтверждения им своих обязательств по договору поставки. Предназначен для расчетов только с одним поставщиком по конкретной сделке и всегда ограничен сроком использования средств. Потому что, если за установленный срок средства будут неиспользованы или использованы лишь частично (обычно это происходит когда поставщик несвоевременно исполняет обязанности по отгрузке товара, из-за чего не может в срок предоставить в банк документы, являющиеся основанием для осуществления оплаты с аккредитива), аккредитив будет закрыт перечислением неиспользованного остатка средств на расчетный счет покупателя или на счет его банка. В течение срока действия аккредитива выплаты производятся в полной сумме или по частям против представленных поставщиком реестров счетов и транспортных или отгрузочных документов. Обычно реестры счетов сдаются поставщиком в обслуживающий его банк на следующий день после отгрузки товара.

Аккредитив – одна из самых безопасных форм расчетов между клиентами. Так как он гарантирует немедленную оплату счетов поставщиков после отгрузки товара, то это способствует соблюдению расчетно-платежной дисциплины и существенно снижает риски поставщика (еще до отгрузки товара он знает, что точно получит за него деньги, как только товар будет отгружен). Кто-то может сказать, что аналогичную гарантию поставщику дает и получение предоплаты от покупателя. Однако для покупателя аккредитив выгоднее, чем предоплата. Ведь в случае, если поставщик не исполнит свои обязательства или исполнит их не должным образом (например, отгрузит не те товары, отгрузит их с запозданием, не предоставит обговоренные в договоре поставки документы), деньги с аккредитива он не получит (при открытии аккредитива оговаривались условия выплаты денег поставщику), и по истечении срока аккредитива деньги в целости и сохранности вернутся к покупателю. В случае же, когда покупатель перечислил поставщику предоплату, а тот не исполнил свои обязательства, вернуть свои деньги будет очень трудно.



Обсудить на форуме