Наши сайты

ОПРОС

  1. Кто, на Ваш взгляд, должен оплачивать убытки фирмы за неправомерно блокированные счета:

Новости

Фабрика идей

Проверки

Путевые листы обязательны, но …

03.08.2014

Денис Дунин

Оформление путевых листов представляется трудоемкой задачей для организаций, располагающих транспортными средствами различных типов. В силу данного обстоятельства бухгалтеры, отвечающие за учет расходов на горюче – смазочные материалы, стремятся по возможности упростить свою работу в части оформления первичной документации. Стремление понятное, однако, при этом необходимо обеспечить выполнение требований действующего законодательства. Ведь в противном случае будет не правомерно признание соответствующих затрат для целей налогового учета.

Почему необходимы путевые листы?

Обязательность применения путевых листов непосредственно следует из положений Федерального закона от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее – Закон). Так, согласно п.2 ст. 1 Закона он  определяет общие условия перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями. Таким образом, нормы Закона распространяются на все организации, владеющие транспортными средствами. Вместе с тем по п. 2 ст. 6 Закона любые перевозки  без оформления путевого листа на транспортное средство запрещены. Значит, применять вышеуказанные документы должны все организации вне зависимости от характера их деятельности.

Требования Минфина России

Условия признания для целей исчисления налога на прибыль расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых в деятельности фирмы, приводятся в письме главного финансового ведомства от 30.11.2012 г. № 03-03-07/51. Из документа следует, что порядок применения путевых листов для автотранспортных организаций и всех остальных компаний различен.

Наибольший груз по оформлению первичной документации возлагается на автотранспортные компании. Последние обязаны заполнять путевые листы по форме № 3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78. Указанная форма, по мнению чиновников, служит первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Причем в случае с автотранспортной организацией путевой лист выдается только на один день (смену).

В то же время финансисты отмечают, что для компаний, которые не оказывают транспортные услуги, правила применения учетных документов могут быть упрощены. Так, подобные организации вправе разрабатывать собственные формы путевых листов при условии включения в них всех обязательных реквизитов. Согласно Приказу Министерства транспорта России от 18.09.2008 г. № 152 к таковым относятся:

    1)        наименование и номер путевого листа;

    2)        сведения о сроке действия путевого листа;

    3)        сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

    4)        сведения о транспортном средстве;

    5)        сведения о водителе.

Кроме того, требование по ежедневному оформлению путевых листов на нетранспортные фирмы не распространяется. Они могут выписывать данные документы на любой срок, не превышающий одного месяца.

Нюансы

Практика показывает, что помимо вышеуказанных обязательных реквизитов налоговики требуют указания в путевых листах сведений о маршрутах следования автомобилей. По мнению фискалов, подобные сведения должны подтверждать использование транспортного средства для служебных нужд. Соответственно, указание маршрутов общего характера типа «по г. Москве» представляется, мягко говоря, спорным решением.

Между тем возможны варианты. Например, маршруты следования автомобилей компании утверждаются приказом по предприятию. При оформлении путевых листов в них вносятся лишь номера маршрутов согласно приказу. При этом важно следить, чтобы не бросалось в глаза расхождение между показаниями спидометров транспортных средств и пройденными ими маршрутами. 

    Другой вариант – использование GPS-навигаторов. Согласно письму Минфина России от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354 расходы на горюче – смазочные материалы можно подтверждать для целей налогообложения прибыли посредством  документов, составленных с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь.


Обсудить на форуме