Наши сайты

ОПРОС

  1. Кто, на Ваш взгляд, должен оплачивать убытки фирмы за неправомерно блокированные счета:

Новости

Фабрика идей

Налоги

Счет-фактура. Несколько советов для идеального документа

31.07.2012

Александр Елин

Темой НДС и счетов-фактур я занимаюсь очень давно, и, казалось бы, за это время все вопросы должны быть исчерпаны. Но, как показывает практика аудиторских проверок и публикаций в профессиональных СМИ, вопросы просто неиссякаемы. Но обиднее то, что часто компаниям для того, чтобы подтвердить право на вычет приходится идти в арбитражный суд. Я постараюсь по возможности рассказать про большую часть моментов, связанных с правильным заполнением счетов-фактур.

Кто и когда оформляет счет-фактуру

Счет-фактуру выставляют плательщики НДС. По статье 143 НК РФ плательщиками являются компании и индивидуальные предприниматели, а также лица, которые перемещают товары через границу РФ. А это означает, что любому туристу, который вернулся, например, с распродажи в Милане, могут на таможне задать вопрос – на какую сумму он накупил товаров. И если сумма больше 65 тысяч рублей, то ему придется заплатить НДС и таможенную пошлину.

Что же касается организаций, то в НК РФ под ними подразумеваются не только российские компании, но и иностранные, а также их филиалы и представительства, состоящие на налоговом учете.

При этом компании, которые применяют спецрежимы или освобождены от уплаты НДС по статье 149 НК РФ, не являются плательщиками налога. Тем не менее, те, кто освобожден от уплаты налога, должны выставлять счета-фактуры со штампом «Без налога (НДС)». Компании же на «упрощенке» могут по собственному усмотрению выставлять счета-фактуры с таким же штампом. Главное, чтобы в документе не фигурировала ставка 0 процентов.

Но есть компании, которые вообще не составляют счетов-фактур. Это налогоплательщики по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), а также банки, страховые организации и негосударственные пенсионные фонды по операциям, не подлежащим налогообложению (освобождаемым от налогообложения) в соответствии со статьей 149 НК РФ.

Итак налогоплательщики выставляют счета-фактуры тогда, когда у них возникает объект налогообложения. Он определен в статье 146 НК РФ. Это реализация товаров, работ, услуг на территории России. Поэтому если иностранная организация окажет российской компании услуги, которые признаются объектом обложения НДС по статьям 146 и 148 НК РФ, то либо нужно получить от поставщика счет-фактуру (если он состоит на налоговом учете), либо придется выполнять функции налогового агента, то есть начислить и уплатить НДС в бюджет.

При продаже товаров населению обязанность по выставлению счета-фактуры считается выполненной, если покупателю предоставлен кассовый чек или иной документ установленной формы (фактически в момент получения денег или снятия слипа с пластиковой карты). Это пункты 6 и 7 статьи 168 НК РФ. Поэтому, выдав чек, продавец может вносить данные в Книгу продаж.

Но на практике у некоторых компаний (например, в нефте-газовой отрасли, пекарен и других) встречаются так называемые длящиеся отгрузки. Когда в разные периоды времени отгружается однородная продукция. В этом случае счета-фактуры выставляются не на каждую отгрузку, а, например, раз в месяц или квартал. Это не противоречит законодательству.

Форма счета-фактуры и обязательные реквизиты

В прошлом году стало известно о том, что счет-фактура может выставляться как в бумажном, так и в электронном виде (Пункт 9 статьи 169 НК РФ) Это новшество не только радует, но и настораживает. Дело в том, что на сегодня нет порядка выставления таких счетов-фактур.

Кроме того, до сих пор нет официально утвержденного бланка счета-фактуры. Тот, что приведен в постановлении Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 является лишь рекомендованным. Поэтому компании не обязаны работать именно с этим бланком, они могут разработать собственный. По крайней мере, до тех пор, пока Правительство РФ не утвердит форму счета-фактуры. Главное, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты. О них мы поговорим подробно.

Но прежде скажу, что с 1 января прошлого года налоговики не могут отказать в вычете из-за неточностей в счетах-фактурах, которые не мешают идентифицировать продавца или покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, а также ставку и сумму налога (Пункт 2 статьи 169 НК РФ). И несмотря на эту поправку, федеральная налоговая служба и арбитражные суды завалены жалобами и исками, связанными с правильностью заполнения различных реквизитов счетов-фактур. Тем не менее, суды очень лояльны в решении подобных вопросов. Любые недочеты они истолковывают в пользу налогоплательщиков и не лишают их прав на вычет.

Для наглядности приведу несколько примеров, какие счета-фактуры безопасно принимать к учету: на цветной бумаге, нестандартного размера (больше или меньше А4), с дополнительными реквизитами (печать, номера телефонов, адрес сайта, товарный знак и т.д.), на нескольких листах со сквозной нумерацией, заполненные частично от руки, частично на компьютере. Опасно принимать к учету счета-фактуры, оформленные на черновиках, а также с исправлениями, незаверенными подписями, датой и печатью.

ДАТА И НОМЕР Итак, первый обязательный реквизит счета-фактуры – это порядковый номер и дата выписки документа. Законодательство не содержит каких-либо правил нумерации счетов-фактур, а также требований к периоду возобновления нумерации. Минфин и ФНС считают, что счета-фактуры должны нумероваться в порядке возрастания.

В качестве номера могут использоваться не только цифры, но и цифры с буквами. Возможно использование разделительных знаков, например, слэшей, тире, точек. Нумерация должна быть возрастающей и сквозной, то есть без пропусков, но не хаотичной. Периоды возобновления нумерации налогоплательщики вправе установить любым образом: в месяц, квартал, год, и закрепить это в своей учетной политике. Если счета-фактуры на авансы выставляются с префиксом АВ, то это тоже утверждается в учетной политике.

Что касается даты, то по общему правилу счет-фактура составляется не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки, передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок. Это пункт 3 статьи 168 НК РФ. В ходе аудиторских проверок я часто сталкиваюсь со следующей ситуацией. Скажем, отгрузка прошла в конце второго квартала - 30 июня. Поставщик, соблюдая пятидневный срок, выставляет счет-фактуру 2 июля. Но это уже другой налоговый период – третий квартал. И в этом случае ему необходимо зарегистрировать документ в Книге продаж и заплатить НДС во втором квартале, то есть в том налоговом периоде, когда возник объект налогообложения.

Минфин России категорически против того, чтобы принимать к вычету НДС по счету-фактуре, выставленному с нарушением пятидневного срока. Об этом – в письме от 26 августа 2010 г. № 03-07-11/370. Но судьи так не считают – постановления ФАС Поволжского округа от 19 мая 2009 г. по делу № А55-12068/2008, от 19 февраля 2009 г. по делу № А65-6288/2008, ФАС Северо-Кавказского округа от 24 августа 2009 г. по делу № А53-19676/2008-С5-23.

НАИМЕНОВАНИЕ И АДРЕС Следующие обязательные реквизиты – наименование продавца и покупателя и их адреса, наименование грузоотправителя и грузополучателя и их адреса. Их нужно писать в строгом соответствии с учредительными документами. Проблема в том, что счета-фактуры поступают в компанию спустя какое-то время после проведения операции и достаточно сложно проверить правильность наименования продавца.

Но можно проверить название на сайте ФНС России www.nalog.ru в разделе «Сведения из ЕГРЮЛ (публикация)». Там можно ввести ИНН и найти то название контрагента, которое фигурирует в его учредительных документах. Это обезопасит вычет.

Также много проблем и с адресами компаний. Но радует то, что, как правило, все претензии налоговиков снимаются в суде. Перечислю допустимые ошибки: может быть неточно написан почтовый индекс, сокращено наименование субъекта РФ (например, МО вместо Московской области), индекса может не быть вовсе.

Что касается адреса грузополучателя, то часто у налоговиков возникают вопросы в том случае, если стоит адрес фактического места получения груза и он отличается то того, который значится в учредительных документах. В Москве было письмо столичного УФНС от 25 ноября 2009 г. № 16-15/123931, в котором разрешалось писать адрес склада. Но, на мой взгляд, если грузополучатель – склад и там создано стационарное рабочее место, то необходимо поставить его на налоговый учет в качестве обособленного подразделения.

И еще. Если компания получила счет-фактуру за выполненные работы или услуги, то в ней в строках 3 и 4 могут быть прочерки. Это не препятствие для того, чтобы принять документ к учету, а налог – к вычету. Кроме того, в случае, если продавец товаров и грузоотправитель - одно и то же лицо, в строках 3 и 4 счетов-фактур могут быть слова "он же". Минфин России сообщил об этом в письме от 29 июля 2010 г. № 03-07-09/40.

ИНН И КПП Поскольку ИНН является обязательным реквизитом, то неточности здесь недопустимы. Номер можно проверить также по сайту ФНС России, сделать распечатку и сохранить ее. А вот про КПП в статье 169 НК РФ ничего не сказано. Одно время налоговики настаивали на том, что КПП якобы является составной частью ИНН. Но это не так. КПП означает порядок постановки на учет. Но для простоты его, конечно, необходимо проставлять в счете-фактуре. Но на вычет он не влияет.

НОМЕР ПЛАТЕЖКИ Еще один обязательный реквизит – номер расчетно-платежного документа. Далеко не все компании его ставят, а это лишает права на вычет. И есть еще проблема с номерами платежек. Дело в том, что когда платежи проходят через систему клиент-банк, то поставщик получает платежку с тремя разрядами. Поэтому бывает так, что поставщик выставляет счет-фактуру, в котором видны только последние три цифры номера платежки. Это не ошибка.

Также не ошибка, если дата платежки в счете-фактуре не совпадает с той, которая стоит на самом платежно-расчетном документе. Это связано с тем, что компании в свои программы заносят платежки по дате получения денег.

НАИМЕНОВАНИЕ ТОВАРОВ Наименование товаров, работ, услуг – еще один обязательный реквизит первичного документа. Оно должно четко соответствовать тому наименованию, которое записано в договоре или в счете. Часто в счетах-фактурах пишут просто: «услуги по договору такому-то от такого-то числа». Это грубая ошибка. Нужно четко прописывать, что за услуги, так, чтобы это было ясно непосредственно из счета-фактуры без уточнения в договоре. То же касается и наименований в виде буквенно-цифрового обозначения (например, 9,00 Р20, ИН-142 БМ). Они не соответствуют требованиям подпункта 5 пункта 5 статьи 169 НК РФ.

Еще часто наименования импортных товаров пишут на английском языке. Это не допустимо, так как законодательство предписывает вести документооборот на русском языке. В то же время можно, чтобы часть информации о товаре была на английском языке. Например, при покупке ноутбука в счете-фактуре его технические характеристики, наименование бренда, марка могут быть приведены на английском языке.

ЕДИНИЦА ИЗМЕРЕНИЯ Единица измерения в счете-фактуре пишется только, если ее возможно определить. Например, при аренде невозможно установить единицу измерения и тогда, в соответствующих графах ставятся прочерки.

ЦЕНА И СТОИМОСТЬ Вообще в практике возникает довольно много вопросов про цену и стоимость. Общее правило - цена проставляется в рублях и копейках и округление не допускается. Но часто цену все-таки округляют до целых рублей. И хотя Минфин России против*, судьи позволяют делать округление до двух знаков после запятой. Можно посмотреть постановление ФАС Московского округа от 8 мая 2009 г. № КА-А40/3597-09.

*Письмо Минфина России от 9 апреля 2010 г. № 07-02-06/40

СТАВКА И СУММА НАЛОГА Всего применяется пять ставок НДС: 0 процентов, 10 процентов, 18 процентов и еще две расчетные ставки – 10/110 и 18/118. Компания по своему усмотрению не может произвольно менять ставку. Поэтому если компания отгрузила товар и по привычке в счете-фактуре поставила ставку 18 процентов. Потом же выяснилось, что он облагается по ставке 10 процентов. То просто поменять счет-фактуру нельзя. И получить вычет по такому документу тоже проблематично. Поставщику придется подавать уточненную декларацию и корректировать сумму налога в соответствующем налоговом периоде.

СТРАНА ПРОИСХОЖДЕНИЯ И ГТД Эти реквизиты проставляются только по импорту. Компании, реализующие такие товары, несут ответственность только за соответствие сведений в выставляемых ими счетах-фактурах тем, которые они получили от поставщиков. Если поставщик продавца ошибся, то это не препятствует вычету у покупателя.

Обращаю внимание импортеров на то, что номер таможенной декларации состоит из двух элементов – номера ГТД от поставщика и порядкового номера товара. Номер ГТД можно взять из раздела А ГТД (графа 7), а номер товара из графы 32. Страну же происхождения можно уточнить в разделе 01 ГТД. Минфин России в письме от 19 февраля 2010 г. № 03-07-09/10 пошел на определенные поблажки, разрешив писать сразу несколько номеров ГТД и стран происхождения в счете-фактуре при необходимости.

На практике еще встречаются такие интересные ситуации, когда компания ввозит оборудование, а потом его перерабатывает. Например, ввезли грузовую технику и разобрали ее. В данной ситуации запчасти уже не признаются импортируемым товаром. И в графах 10 и 11 можно будет поставить прочерки. Также прочерки будут стоять в счетах-фактурах при сборке техники из импортных запчастей. По российским товарам в этих графах ставятся разумеется прочерки. Также, как и при покупке или реализации услуг.

ПОДПИСИ Пункт 6 статьи 169 НК РФ обязывает гендиректора и главбуха подписывать счета-фактуры. Но они могут уполномочить своих сотрудников приказом или доверенностью делать это за них. Если к счету-фактуры приложена доверенность, то важно посмотреть на дату ее выписки. По общему правилу доверенность выписывается максимум на три года. А значит в 2011 году можно принимать доверенности, выписанные не ранее 2008 года.

Сразу скажу, что нельзя на счете-фактуре ставить факсимиле и принимать к учету документ, переданный по факсу. И еще замечу, что если счет-фактура поступил от индивидуального предпринимателя, то он подписывает «первичку» лично и приводит свои реквизиты. Кроме того, часто гендиректор являясь одновременно главбухом ставит на документе только одну свою подпись. Это тоже ошибка. Его подпись нужна в двух местах.

Подпись на счете-фактуре нужно расшифровать, хотя НК РФ этого и не требует. Но есть арбитражные решение в пользу налоговиков, которые сняли вычет только из-за отсутствия расшифровки. Хотя в прошлом году наметилась положительная тенденция и суды начали принимать решения в пользу компаний по данному вопросу. Они стали руководствоваться пунктом 2 статьи 169 НК РФ, согласно которому подпись – не обязательна.

НАИМЕНОВАНИЕ ВАЛЮТЫ Со 2 сентября прошлого года в счетах-фактурах появился новый обязательный реквизит – наименование валюты*. Если честно, я думал, что эта поправка решит часть проблем, особенно со счетами-фактурами в у.е. Но в Федеральной налоговой службе я узнал, что налоговики подготовили рекомендации, которые будут учтены в поправках к постановлению № 914. И в них сказано, что в графе «Наименование валюты» необходимо ставить код валюты. Это нужно еще и для того, чтобы унифицировать процесс работы с электронными счетами-фактурами. Поэтому, скорее всего, в этой графе будет проставлять код валюты: 643 – рубли, 840 – доллары США, 978 – евро и т.д.

*Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ

Тут отмечу, что счет-фактура может быть выписан как в рублях, так и валюте. Это не запрещено. А вот против счетов-фактур в у.е. возражают налоговики, так как такой валюты нет. Поэтому если в компанию поступит такой счет-фактура, вычет по нему придется отстаивать через суд.

 

Особенности оформления счета-фактуры на аванс

Как я уже говорил при получении предоплаты возникает налоговая база. Компания обязана выставить счет-фактуру и в ней поставить порядковый номер и дату составления, наименование, адрес, ИНН КПП, номер платежки, наименование товаров, валюты, налоговую ставку и сумму налога. То есть реквизиты те же, что и у обычного счета-фактуры. Но в авансовом счете-фактуре некоторые реквизиты имеют свои особенности.

Практика аудиторских проверок показывает, что до сих пор в авансовых счетах-фактурах пишут просто «предварительная оплата» в наименовании товара. Это не правильно, так как лишает покупателя права на вычет. Минфин разрешил писать в авансовых счетах-фактурах обобщенное наименование товаров (Письмо Минфина России от 6 марта 2009 г. № 03-07-15/39) . Например, кондитерские изделия, канцтовары, хлебобулочная продукция и т.д. указывать общее наименование товаров.

Если в счетах-фактурах написано обобщенное наименование, то пишется расчетная ставка налога – либо 10/110, либо 18/118. Но если товары выделены в отдельные позиции, исходя из сведений договора, и рассчитана конкретная сумма НДС, то можно поставить ставку 10 или 18 процентов.


Обсудить на форуме